Nueva versión del ERP Prinex: cómo la IA y la automatización transforman la gestión inmobiliaria

Lo hemos comentado muchas veces, gestionar una promotora, una constructora, una gestora de activos o una empresa patrimonialista implica tener en cuenta una enorme cantidad de información. Facturas de proveedores, presupuestos, contratos, documentación técnica y financiera…

Esto lleva a que los equipos dediquen mucho tiempo a tareas administrativas que aportan poco valor añadido, como registrar documentos, localizar y revisar datos, repitiendo procesos manuales. 

¿Solución? Centralizar toda la información operativa, técnica y económica. Para ello, ya sabes que está el ERP Prinex, software inmobiliario que acaba de lanzar su nueva versión. Una que, según Arancha Bellot, Directora de Proyectos a Medida y Transformación Estratégica de Prinex, es una de las más importantes, y que define en 3 palabras: innovación, transformación y automatización.

De hecho, la V26 ataca directamente la ineficiencia en promotoras, constructoras o patrimonialistas, incorporando mejoras en la experiencia de usuario y nuevos procesos de automatización, e integrando la inteligencia artificial en el núcleo del sistema, ayudando en las tareas que más tiempo consumen y asumiendo mayor carga de trabajo pesado. 

Su objetivo no es modernizar por modernizar, ni sustituir el criterio humano, sino facilitar su trabajo y eliminar el error. Porque automatizar aquello que es repetitivo permite que el equipo dedique más tiempo al análisis, al control económico y a la planificación del negocio. 

A continuación te contamos cómo lo hace y cuáles son las mejoras que trae esta nueva versión del ERP Prinex.

Qué novedades incluye la nueva versión del ERP Prinex

La evolución operativa del sector inmobiliario exige que las herramientas de gestión evolucionen con ellas y dejen atrás las arquitecturas rígidas, para ofrecer datos claros y visuales de forma inmediata. 

Por ello, la nueva versión del ERP Prinex se ha rediseñado para la precisión del dato.

1- Nueva Home

Una de las principales novedades de la V26 es su nueva Home, que se ha rediseñado para ofrecer una información mejor organizada y facilitar el acceso a los procesos que cada usuario utiliza con mayor frecuencia.

Ahora la página de inicio es mucho más visual y clara. Reduce el tiempo dedicado a localizar información y permite agilizar el trabajo diario de técnicos, comerciales o directores financieros. 

2- Modo oscuro 

A nivel visual y de accesibilidad, se ha incorporado el modo oscuro. Ahora se puede personalizar el entorno de trabajo para reducir la fatiga visual de los profesionales que pasan muchas horas frente al ordenador y necesitan un entorno más cómodo para consultar informes, presupuestos y cualquier tipo de documentación.

Son pequeños cambios que suponen un impacto importante en la productividad diaria.

3- Mejoras estructurales 

A nivel de rendimiento y ampliación de capacidades, el ERP Prinex ha introducido un paquete de actualizaciones estructurales orientadas a agilizar el tratamiento de datos y la ejecución de procesos:

• Mejoras en búsquedas y filtros con selección múltiple, para localizar información de forma más rápida.
• Nuevos procesos e informes para ejecución en segundo plano (exclusivo para clientes alojados en el hosting de Prinex). Esto evita que el usuario se pare mientras el sistema procesa grandes volúmenes de datos.
• Variable ampliada para cobros de operaciones de venta, lo que aporta mayor nivel de detalle de la información en el control de tesorería.
• Nuevos procesos planificados para edición de informes y de recálculo automatizados.
• Posibilidad de consolidar información contable de distintas sociedades con el filtro multisociedad.

También se han incorporado otras mejoras que ayudan a la automatización de procesos y que te explicamos más adelante. 

La apuesta por la inteligencia artificial en el ERP inmobiliario de Prinex

Las novedades que incorpora esta versión no responden únicamente a una actualización tecnológica, pues la mayoría surgen de situaciones habituales en las empresas del sector inmobiliario. Para ellas se ha trabajado en reducir tiempos, simplificar procesos y facilitar que la información esté disponible cuando realmente se necesite. 

Aunque el verdadero salto cualitativo de esta versión es la transición de un software transaccional a uno con capacidades cognitivas, donde la inteligencia artificial inmobiliaria se integra en el núcleo del ERP Prinex. 

El papel del agente virtual Lucía en la automatización de tareas

Ahora, al equipo de Prinex se une Lucía, una agente de inteligencia artificial diseñada para dar servicio a los clientes en todos aquellos procesos del ERP Prinex que incorporen IA o que sean susceptibles de automatización extrema.

Ella se va a encargar de aquellas tareas administrativas que más tiempo consumen y que, además, suelen ser las más repetitivas. Así, el primer proceso que ha asumido es el registro de facturas y el alta de proveedores. 

Cada mes llegan decenas o cientos de documentos que deben revisarse, registrarse, imputarse correctamente y enviarse a aprobación. Un trabajo necesario pero que exige muchas horas y deja poco margen para tareas de mayor valor. Con Lucía, buena parte de esto pasa a estar automatizado.

Cómo funciona Lucía

El funcionamiento de Lucía es muy sencillo y no necesita de formación específica. 

Su motor se basa, principalmente, en el histórico de facturas del cliente. Algo que ayuda a que cuando se sube una factura, Lucía analice la información, la cruce con la base de datos del ERP Prinex y proponga automáticamente los campos necesarios para su registro. 

El proceso comienza con la llegada de documentos a Lucía, mediante la carga manual del PDF desde una carpeta por parte del usuario administrativo. 

A partir de ahí, la asistente de IA los procesa, extrae la información relevante mediante Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y la compara con el histórico. Gracias a ello, el usuario verá cumplimentada de forma automática la información necesaria para la contabilización o imputación de la factura. 

Para lograr una exactitud contable perfecta, nuestra agente utiliza los denominados identificadores de imputación. Son referencias que permiten a la IA determinar proveedores, cuentas contables, partidas presupuestarias, promociones o inmuebles asociados.

Ella misma te lo cuenta todo en este vídeo.

Eso sí, en el caso de que Lucía detecte información sobre la que no está totalmente segura, deja el campo pendiente para que el usuario lo complete. Ella nunca inventa información, ni sufre alucinaciones, evitando que el sistema incorpore datos incorrectos que puedan afectar a la contabilidad, control presupuestario o gestión financiera. 

Su diseño prioriza la seguridad por encima de todo. La inteligencia artificial propone y el profesional decide.

Asimismo, si un proveedor no existe en el sistema y el usuario dispone de los permisos adecuados, Lucía es capaz de gestionar su alta en la misma llamada a Prinex. De esta forma se evita la interrupción del flujo de trabajo para crear nuevos registros manuales. 

Cómo la IA mejora la toma de decisiones en empresas inmobiliarias

La inteligencia artificial resulta de gran ayuda en la automatización de la entrada de datos y generación de alertas e informes. 

Esto ayuda a: 

• Detectar desviaciones presupuestarias antes de que se conviertan en un problema.
• Hacer un seguimiento más exhaustivo de los costes de un proyecto. 
• Y mejorar el control sobre compras, proveedores y certificaciones. 

Qué procesos se pueden automatizar con el nuevo ERP Prinex

La automatización sirve para mejorar el control interno, reducir errores y agilizar procesos administrativos, para lo que la empresa define sus propias reglas de negocio dentro del ERP Prinex para promotoras, constructoras o patrimonialistas. 

Gestión administrativa y operativa

El procesamiento de gastos y facturas es lo que más carga burocrática y administrativa tiene en una empresa del sector inmobiliario. Además son tareas repetitivas que si se retrasan pueden afectar a la relación con proveedores o dificultar el seguimiento económico de una promoción.

Ahora, con la nueva versión del ERP, gran parte de ello se puede ejecutar sin intervención humana, gracias a la automatización documental, que sirve para canalizar miles de documentos mensuales desde su recepción por parte del proveedor, hasta su pago final. 

Con la nueva versión del ERP Prinex la documentación avanza de forma ordenada, gracias a automatizaciones clave: 

• Ejecución de facturación periódica desasistida: funcionalidad revolucionaria para las empresas patrimonialistas y gestoras de Build to Rent (BTR), porque el sistema permite emitir liquidaciones y recibos de rentas de forma masiva sin intervención manual. Algo que asegura el flujo de caja, mientras se deja más tiempo a los equipos, que ahora pueden centrarse en la supervisión de la información.
• Revisión de documentación de proveedores homologados: se automatiza la revisión de la documentación exigida (fiscal, laboral o PRL), reduciendo riesgos legales y responsabilidades subsidiarias por incumplimiento normativo. De hecho, la V26 permite generar avisos cuando falta documentación o ha caducado algún certificado. 
• Gestión de documentos estancados en workflow: el ERP Prinex identifica y gestiona automáticamente los procesos de aprobación documental que se han quedado bloqueados, alertando a los responsables para evitar retrasos en las cadenas de pago o en las compras estratégicas.
• Posibilidad de combinar documentos de soporte documental: posibilidad de unir diferentes documentos, como planos, memorias y documentación adicional a un contrato, para su tratamiento conjunto a la hora de firmar, incluyendo el envío al nuevo módulo de firma digital.

Control de datos y reporting

La consolidación manual de informes financieros también quita mucho tiempo a los equipos. Frente a ellos, los procesos programados del ERP Prinex sirven para extraer información consolidada de múltiples sociedades del grupo de forma autónoma. 

En la nueva versión se han introducido mejoras que simplifican el proceso:

• Filtro multisociedad en informes contables: las promotoras operan con decenas de Sociedades Vehículo (SPV), por lo que este nuevo filtro permite consolidar la información contable y extraer informes globales en segundos.
  Además, todo ello se ejecuta en segundo plano, para que los usuarios no tengan que detener su trabajo mientras el sistema procesa grandes volúmenes de datos.
• Gestión de informes de avisos de facturación: el sistema envía notificaciones automatizadas sobre el estado de la misma, garantizando que el equipo comercial y financiero tenga el control absoluto sobre la tesorería entrante.
• Avisos de facturas pendientes de visar: para no romper la cadena de suministro, ni incumplir plazos legales de pago, el ERP Prinex genera alertas desasistidas sobre aquellas facturas que requieren la validación técnica de un jefe de obra o un director de proyecto.
• Nueva consulta de Certificados Instalados para Procesos Automáticos: garantiza que estén vigentes y operativas todas las credenciales de la empresa necesarias para las integraciones con administraciones públicas y bancos.

Atención y soporte interno con IA

Todas estas automatizaciones ayudan a que cada departamento dedique menos tiempo al seguimiento administrativo y más al análisis, planificación y toma de decisiones. A ello también contribuye la inteligencia artificial de Prinex Real Estate, que está para asistir en la resolución de procedimientos administrativos complejos y que implican horas de trabajo manual.  

La integración de una inteligencia artificial como Lucía va más allá del procesamiento de documentos, ya que actúa como un sistema de apoyo cognitivo constante para los usuarios del ERP Prinex, proponiendo automáticamente los campos de imputación (cuentas contables, partidas o inmuebles) de las facturas.

Además, esta asistencia automatizada reduce la curva de aprendizaje de los nuevos empleados y disminuye los errores de categorización contable. La IA asume la carga cognitiva de la decisión, asegurando que la arquitectura financiera diseñada por la gerencia se respete de manera estricta en el día a día.

Beneficios para empresas del sector inmobiliario

Las mejoras de la nueva versión de Prinex ERP generan un impacto directo en las compañías, pues hacen que la gestión sea más sencilla y la información esté disponible cuando hace falta. 

Aunque cada empresa sacará más rendimiento a funcionalidades diferentes, hay 4 beneficios comunes a todas ellas.

1- Mayor control económico

El primer gran beneficio del uso del ERP Prinex, con todas sus novedades, es la protección de la rentabilidad, porque al disponer de una información financiera en tiempo real, se detectan las desviaciones presupuestarias antes de que tengan impacto en el margen final del proyecto. 

Cuanto antes se identifican las diferencias entre lo previsto y lo ejecutado, mayor capacidad tienen las empresas para actuar. 

2- Seguridad jurídica y contable

En segundo lugar, se blinda la seguridad jurídica y contable con funcionalidades como la revisión automática de documentación de proveedores homologados. 

Al eliminar la intervención manual en el registro de facturas, se evitan errores tipográficos o de asignación que terminan generando problemas con la Agencia Tributaria o descuadres en las auditorías anuales.

Además, al mantener criterios homogéneos en todos los procesos, también se mejora la calidad de la información que llega a la dirección financiera. 

Menos trabajo manual, más precisión y más control.

3- Escalabilidad

La escalabilidad de los procesos es otro factor decisivo en la adopción del ERP Prinex. 

Cuando una empresa incrementa el número de promociones o amplía su cartera de activos, la carga administrativa suele crecer al mismo ritmo. Sin embargo, no hay necesidad de incrementar los recursos dedicados a tareas repetitivas, pues la automatización permite absorber parte de ese aumento de actividad.

La ejecución de facturación periódica desasistida y la gestión de procesos en segundo plano permiten a una patrimonialista o promotora duplicar su volumen de proyectos o su cartera de activos en alquiler, sin tener que aumentar su estructura de costes.

4- Retención de talento

Finalmente, la integración de IA ayuda a la retención del talento, gracias a la redistribución del tiempo de trabajo, que permite a los profesionales financieros y técnicos centrarse en tareas de mayor valor.

Porque un analista financiero debe dedicarse a estudiar la rentabilidad de una nueva adquisición de suelo y no a teclear importes de facturas en una pantalla.

Preguntas frecuentes sobre la nueva versión del ERP Prinex

¿Qué novedades incluye la nueva versión del ERP Prinex?

Esta nueva versión del ERP Prinex, la V26, incorpora mejoras en experiencia de usuario y en la automatización de procesos. 

Entre las novedades de diseño destacan: 

• Nueva Home, más visual, clara y organizada.
• Modo oscuro para reducir la fatiga visual. 

A nivel funcional, incorpora: 

• Mejoras de rendimiento, con filtros de selección múltiple, ejecución de informes en segundo plano, filtros multisociedad contables, facturación periódica desasistida, control automático de proveedores homologados y gestión inteligente de flujos de trabajo documentales.
• Inteligencia artificial para la automatización de tareas administrativas, como el registro de facturas y la gestión de proveedores.

¿Cómo ayuda la inteligencia artificial en el ERP inmobiliario?

La inteligencia artificial del ERP Prinex se materializa a través de Lucía, una asistente de IA cuya función principal es automatizar el registro de facturas y proveedores.

Utilizando OCR y machine learning, Lucía lee los PDFs que llegan por correo o carpeta, extrae los datos, los cruza con el histórico del cliente y propone los identificadores de imputación (cuenta, partida o promoción). 

Si el grado de confianza no es absoluto, no inventa datos y deja el campo para validación, garantizando un registro instantáneo.

De esta forma, los equipos dedican menos tiempo a introducir datos manualmente y pueden centrarse en revisar la información y tomar decisiones con mayor rapidez. 

¿Qué procesos se pueden automatizar con el ERP Prinex?

Este software inmobiliario permite la automatización masiva de tareas transaccionales. 

Destacan la facturación periódica desasistida (vital para rentas y patrimonios), la revisión de documentación de proveedores, el envío de informes de avisos de facturación, las alertas de facturas pendientes de visar o la generación de avisos relacionados con la facturación. 

Cada empresa puede configurar estos procesos según sus necesidades y definir las reglas de funcionamiento que mejor se adapten a su forma de trabajar. 

¿A qué tipo de empresas está dirigido el ERP Prinex?

Prinex ERP es el software inmobiliario diseñado específicamente para cubrir las exigencias de promotoras, empresas constructoras y sociedades patrimonialistas o gestoras de activos. 

Su arquitectura está pensada para directivos (CEOs, Directores Financieros, Técnicos o Comerciales) que gestionan un alto volumen de transacciones, operan con múltiples sociedades vehículo (SPVs) y requieren un rigor absoluto en el control presupuestario y la rentabilidad de los proyectos.

Ahora, la nueva versión resulta especialmente útil para compañías que necesitan gestionar un elevado volumen de operaciones y disponer de información actualizada para controlar su actividad. 

¿Qué beneficios aporta esta nueva versión del ERP Prinex a las empresas?

El beneficio principal del nuevo ERP Prinex es la reducción del trabajo manual y las tareas repetitivas, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y costes operativos. Menos trabajo manual, más precisión y más control.

Las empresas consiguen un control de costes en tiempo real, eliminan los errores humanos en la imputación contable, aseguran el cumplimiento legal y ganan escalabilidad.