Verifactu: ¿qué es y cuándo entra en vigor?

Queda muy poco para la adaptación obligatoria de los sistemas informáticos de facturación a los nuevos requisitos legales, para empresas y autónomos en España. Entre ellos se encuentra la modalidad Verifactu, de emisión de facturas verificables. Diseñada por la Agencia Tributaria, su objetivo es mejorar la transparencia y eficiencia en la generación de las mismas.

Se retrasó a enero de 2027 para empresas y sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades, y al 1 de julio para autónomos y personas físicas, con al intención de dar tiempo a la preparación y adaptación técnica de los programas a utilizar. Y como todavía hay muchas dudas, en este artículo te damos una visión detallada sobre Verifactu. 

Te contamos su funcionamiento, te explicamos las implicaciones que tiene para las compañías (de cualquier sector, también del inmobiliario, y de cualquier tamaño) y los trabajadores autónomos, y te indicamos cómo unas y otros deben ajustarse a este nuevo entorno normativo.

En este sentido, te aclaramos cómo han de ser los sistemas de facturación a utilizar, como el que, por ejemplo, se incluirá en el ERP de Prinex.

Sistema Verifactu: ¿qué es y cómo funciona? 

Verifactu es un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) con la idea de combatir el fraude fiscal y fomentar la digitalización en los procesos contables y fiscales de empresas y autónomos en nuestro país. Garantiza que las facturas emitidas sean confiables y difíciles de manipular, lo que asegurará su integridad y autenticidad.

En este punto, es importante hacer una aclaración. Aunque habitualmente se utiliza el término Verifactu para referirse a las nuevas obligaciones de facturación, la normativa regula realmente los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Estos pueden funcionar en modalidad Verifactu, remitiendo los registros de facturación a la AEAT, o en modalidad no Verifactu, sin realizar esa remisión continuada, pero cumpliendo requisitos adicionales de seguridad, conservación y trazabilidad.

¿Por qué surge Verifactu? 

Verifactu surge  como respuesta a la necesidad de reforzar el control tributario y reducir el fraude fiscal en España. De hecho, su origen está en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude. Una norma que establece la obligación de utilizar sistemas de facturación que garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.

Hasta ahora, muchas empresas podían modificar o incluso eliminar algunas sin dejar rastro, lo que dificultaba el control por parte de la Agencia Tributaria y abría la puerta a prácticas como la doble contabilidad o la manipulación de ingresos declarados.

Con Verifactu se pretenden cerrar estas brechas mediante la digitalización y la automatización de los procesos contables, asegurando la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. En el caso de optar por la modalidad Verifactu, estos se remiten además de forma continuada a la AEAT. 

Características del sistema Verifactu

Teniendo en cuenta todo esto, las principales características de los sistemas de emisión de facturas verificables son: 

• Integridad y conservación, pues deben asegurar que las facturas no puedan ser alteradas una vez emitidas y que se conserven durante el período legal establecido.
• Trazabilidad y accesibilidad, permitiendo el seguimiento completo de cada una, desde su emisión hasta su archivo. Esto incluye también el facilitar el acceso a ellas en cualquier momento.
• Inalterabilidad, ya que se debe garantizar que las facturas no puedan ser modificadas o eliminadas sin dejar rastro. Por tanto, asegura también su autenticidad.
• Encadenamiento de facturas. Cada factura está vinculada a la anterior y a la siguiente mediante un sistema de encadenamiento, lo que facilita la detección de inconsistencias o manipulaciones.

Requisitos para la emisión de facturas

A partir del 1 de enero de 2027, para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y del 1 de julio de 2027, para el resto de obligados tributarios afectados, habrá que utilizar sistemas informáticos de facturación adaptados a los requisitos establecidos por la normativa. Estos programas no son homologados o certificados por la Agencia Tributaria, sino que deben cumplir las obligaciones legales y contar con la correspondiente declaración responsable de su productor.

Deben cumplir las siguientes condiciones, recogidas en el reglamento de la Ley Antifraude:

• Generación de un registro de facturación por cada factura emitida, que tiene que realizarse de forma inmediata y contener información detallada que facilite la trazabilidad de la misma. 
• Envío automático de información a la AEAT. Los sistemas de facturación han de contar con la capacidad de remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria de manera segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
  La remisión continuada se produce cuando se utiliza la modalidad Verifactu, pues la normativa también contempla sistemas no Verifactu que cumplen los requisitos establecidos sin realizar este envío continuado.
  Todo esto permitirá a la administración contar con un control más efectivo y actualizado sobre la facturación de empresas y autónomos. 
• Garantía de autenticidad y exactitud. Los facturadores están obligados a crear documentos auténticos y que reflejen con precisión las operaciones realizadas, sin posibilidad de alteraciones posteriores.
• Encadenamiento de facturas que comentábamos más arriba. Esto, junto con su registro único, ayudará en la comprobación de que las facturas y sus datos asociados no se han cambiado tras su presentación a la AEAT.

Identificación de las facturas

Las facturas emitidas bajo el sistema Verifactu también deben incluir elementos que faciliten su identificación y verificación:

• Código QR o similar, que permita la verificación rápida de la factura por parte de la AEAT y otros organismos autorizados.
• Número de identificación único, que garanticen su identificación y seguimiento junto con el resto de información contenida en el correspondiente registro de facturación. Si se requiere algún cambio, deberá emitirse la correspondiente factura rectificativa, manteniendo la trazabilidad de la operación. 

De hecho, estos son dos de los datos que se envían a la administración junto a: información de emisor y destinatario (NIF, nombre y apellidos, razón social o denominación); número y serie de factura, su fecha, fecha de pago anticipado y si es completa o simplificada; si se trata de una rectificación o sustitución; descripción de las operaciones; importes e impuestos asociados; y momento en que se genera el registro de facturación.

¿Se debe notificar a Hacienda la facturación con el sistema Verifactu?

Sí, una de las principales características de Verifactu es la comunicación automática y continuada de los registros de facturación emitidos a la AEAT. Esto permite a la autoridad tributaria disponer de información actualizada y detallada sobre el emisor y destinatario de la factura, las operaciones económicas o los importes e impuestos aplicados. De esta forma, se mejora la eficiencia en la detección y prevención del fraude fiscal.

Sin embargo, aunque será obligatorio utilizar sistemas informáticos de facturación adaptados a la normativa, para los contribuyentes incluidos en su ámbito de aplicación, no será obligatorio optar por la modalidad Verifactu. También existe la no Verifactu, que no realiza la remisión continuada de los registros a Hacienda, pero está sujeta a requisitos adicionales para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Mediante el Real Decreto – Ley 15/2025, la aplicación de los nuevos requisitos de los sistemas informáticos de facturación se retrasó finalmente hasta el 1 de enero de 2027. Fecha en la que las empresas y sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus softwares. 

Para el resto de obligados tributarios afectados, autónomos y personas físicas, el plazo se extiende al 1 de julio de 2027.

El aplazamiento desde 2026 ha dado más tiempo a empresas, autónomos y proveedores de software para preparar y adecuar sus sistemas de facturación a los nuevos requisitos.

¿Cuál será el plazo aproximado para la implementación del sistema Verifactu?

Empresas y sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades estarán obligadas a utilizar el sistema Verifactu a partir del 1 de enero de 2027. Mientras que el resto de afectados, entre ellos los autónomos, tendrán que hacerlo desde el 1 de julio de 2027.

¿A qué empresas y autónomos afecta Verifactu?

Lo hará, con carácter general, a los empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación del Reglamento que utilicen sistemas informáticos de facturación, independientemente de su tamaño o sector de actividad, aunque existen determinadas exclusiones y particularidades.

Incluye a empresas y Sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades, autónomos y personas físicas que emitan facturas en el territorio español (incluidas las Islas Canarias y las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla). Un ejemplo son las compañías del Real Estate, que deberán contar con sistemas contables con la modalidad Verifactu, como Prinex ERP para promotoras, para constructoras y para patrimonialistas o gestoras de activos. 

Eso sí, aunque será obligatorio utilizar un sistema informático de facturación adaptado a la normativa, será posible optar entre la modalidad Verifactu, con remisión continuada de los registros a Hacienda, y la modalidad no Verifactu, que no realiza esa remisión continuada pero debe cumplir requisitos adicionales. 

Esto también afectará a aquellas empresas que operen en sectores con alta carga de facturación y que necesiten un control más exhaustivo de sus registros contables. En definitiva, la medida busca estandarizar y asegurar la integridad de los procesos de facturación en todo el tejido empresarial.

Sin embargo, hay algunas excepciones. Quedan excluidos de este sistema aquellas compañías inscritas en el SII (Suministro de Información Inmediata) de la Agencia Tributaria y las sujetas a las Haciendas Forales Vasca o Navarra: 

• Las primeras por estar obligadas a remitir sus libros de registro de IVA en tiempo real a la AEAT. De ahí que la ley considere innecesario duplicar obligaciones de reporte electrónico.
  Quedan fuera tanto las que están obligadas paro volumen de operaciones y las que se encuentran en el sistema por otros supuestos, como la inscripción voluntaria o mediante el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA). 
• País Vasco y Navarra porque las Haciendas Forales cuentan con un régimen fiscal propio y una normativa de facturación independiente del territorio común. En el País Vasco ya se aplica su propio sistema de control antifraude denominado TicketBAI y en Navarra se gestiona de forma autónoma con su respectivo marco legislativo.

Diferencias entre Verifactu y el modelo tradicional de facturación

Las principales diferencias entre los nuevos sistemas informáticos de facturación y el modelo tradicional radican en los mayores requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros y, en el caso de optar por la modalidad Verifactu, en su remisión continuada a la AEAT.

• Remisión de información a la AEAT. En la modalidad Verifactu, los registros de facturación se remiten de forma automática y continuada a la Agencia Tributaria. Sin embargo, esta comunicación no es obligatoria para quienes utilicen un sistema adaptado en modalidad no Verifactu.
• Mayor seguridad e inalterabilidad. Según el modelo tradicional, las facturas pueden ser modificadas o eliminadas con relativa facilidad. Sin embargo, con Verifactu, cualquier alteración debe ser registrada y notificada.
• Automatización del control tributario. Este nuevo sistema permite a la AEAT tener una visión en tiempo real de la facturación de las empresas y autónomos, reduciendo el margen de error y fraude.

Ventajas del sistema Verifactu

La implementación de sistemas de facturas verificables ofrece múltiples beneficios en cuanto a seguridad y transparencia. Sus ventajas más destacadas son: 

• Mayor seguridad y control tributario, pues no deja opción a fraudes.
• Reducción de errores. Al automatizar la facturación, se minimizan los fallos humanos en los registros contables. Por tanto, se cuenta con una contabilidad más eficiente, que agiliza los trámites y ahorra costes.
• Cumplimiento normativo, ya que garantiza que las empresas cumplan con la legislación vigente, evitando el riesgo de inspecciones y sanciones.
• Digitalización y automatización. Facilita la transición hacia un entorno contable 100% digital que agilice el trabajo del día a día.
  Para el sector inmobiliario, al que nos dedicamos, es algo a destacar en su trabajo de transformación digital que lleva desarrollando desde hace años, con el uso de herramientas de control financiero. 
• Mayor transparencia. Un sistema así proporciona, tanto a compañías como a la administración, un control más férreo sobre las transacciones económicas.

Prinex: un ERP inmobiliario adaptado a Verifactu

Todos los softwares de facturación en España, para empresas y autónomos, deben cumplir con la normativa marcada por la Agencia Tributaria y para ello Prinex ha desarrollado un módulo propio. 

El ERP de Prinex incorpora uno específico que permite cumplir con todos los requisitos técnicos y operativos de Verifactu. Entre sus funcionalidades destacan: 

• Generación de facturas verificables, que incluye asignación de identificador único, creación de huella digital y encadenamiento de facturas.
• Registro de eventos. El sistema guarda cada acción relevante (creación, modificación permitida, cancelación y envío) y mantiene un log inviolable, exigido por la AEAT. 
• Comunicación automática con la Agencia Tributaria, dependiendo del modelo elegido por cada empresa: envío inmediato de cada factura, envío diferido y gestión de errores de comunicación y reintentos. 
• Control de estados: factura generada, enviada, aceptada, rechazada y pendiente de reenvío. 
• Panel de seguimiento del estado de todas las facturas, con alertas de incidencias e informes de auditoría interna. 

¿Cómo implementar Verifactu en una empresa con Prinex?

La implantación de este módulo en el ERP Prinex de cada empresa del sector inmobiliario suele seguir estos pasos: 

1. Revisión del modelo de facturación actual: series, numeraciones, tipos de factura y procesos internos de emisión y contabilización. 
2. Activación del módulo Verifactu en Prinex, con su configuración inicial, validación de certificados y parametrización de usuarios y permisos. 
3. Realización de pruebas internas de emisión de facturas, con verificación de la huella digital y encadenamiento, más simulación de envíos a la AEAT. 
4. Formación del equipo de la empresa por parte del personal de Prinex. Se les explica el nuevo flujo de trabajo, la forma de interpretar los estados de las facturas y qué hacer ante errores de comunicación. 
5. Puesta en marcha: activación del módulo en el entorno real de la compañía, con monitorización de los primeros días y ajustes según incidencias. 
6. Auditoría y documentación, que incluye registro de eventos, informes para cumplimiento normativo y procedimientos internos actualizados. 

Ventajas del uso de Verifactu en Prinex para las empresas del sector inmobiliario 

Integrar Verifactu de la mano de Prinex Real Estate aporta 7 grandes beneficios: 

1. Cumplimiento legal garantizado. Con este módulo se evitan sanciones, asegurando que la empresa cumple con la Ley Antifraude sin esfuerzos adicionales. 
2. Automatización del proceso de emisión de facturas verificables. El ERP se encarga de generarlas con todos los requisitos técnicos marcados, enviarlas automáticamente a la AEAT y registrar cada evento que se produzca en ellas. 
3. Reducción de errores humanos, pues el sistema controla las numeraciones, estados y envíos, lo que evita duplicidades y fallos. 
4. Mayor transparencia y trazabilidad, pues cada documento queda registrado con su huella digital, encadenamiento, eventos y estado de la comunicación. Algo que facilita auditorías internas y externas. 
5. Integración total con el fluyo de trabajo en Prinex. El módulo de Verifactu no es un sistema externo, por lo que se integra con ventas, contabilidad, cobros, etc, manteniendo la coherencia con el ERP. 
6. Mejora la seguridad documental, pues las facturas no pueden ser manipuladas sin dejar rastro, lo que protege a la empresa ante posibles inspecciones. 
7. Ahorro de tiempo y costes: menos tareas manuales, menos incidencias y menos riesgo de sanciones. 

¿Tú ya lo has incorporado? Pídenos una Demo y te explicamos todo lo que necesites saber sobre Verifactu en tu empresa. Ya hay 495 clientes que lo están utilizando con el ERP de Prinex.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

Como decíamos al comienzo del artículo, todavía existen muchas dudas acerca de la implementación, requisitos y funcionalidades de Verifactu. Aunque a lo largo de estas líneas hemos intentado dar respuesta a lo más destacado, también te resolvemos aquí otras preguntas que te pueden surgir sobre este sistema. 

¿Qué consecuencias puede acarrear no adaptarse a tiempo a Verifactu?

Las empresas que no se adapten a tiempo pueden enfrentarse a sanciones económicas, restricciones operativas y posibles inspecciones tributarias.

De ahí que, por ejemplo, en Prinex ya trabajamos para que las compañías del inmobiliario puedan estar completamente adaptadas a Verifactu. 

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica?

Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Verifactu es una modalidad de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación regulados por la normativa antifraude, caracterizada por la remisión de los registros de facturación a la AEAT. 

Por su parte, la factura electrónica se refiere a la expedición de una en formato electrónico y cuenta con su propio marco normativo.

¿Se pueden modificar las facturas posteriormente a la comunicación a la AEAT?

Las facturas y sus registros no pueden modificarse o eliminarse sin dejar la correspondiente trazabilidad. Cuando sea necesario corregir una factura ya emitida, deberá realizarse mediante los procedimientos de rectificación previstos por la normativa, generando los correspondientes registros de facturación. 

¿Cómo se adapta el ERP Prinex a Verifactu?

Una de las ventajas de los sistemas de verificación de facturas es la digitalización de las empresas y lo que esto implica en ahorro de costes, eficiencia y competitividad. 

Este es y ha sido siempre el principal objetivo de Prinex y, por eso, hemos desarrollando soluciones avanzadas que garanticen una transición fluida y segura a Verifactu. Por supuesto, asegurando el cumplimiento normativo y la automatización del proceso de facturación para nuestros clientes del sector inmobiliario: promotoras, gestoras, patrimonialistas y gestoras de activos.

Si después de todo esto tienes alguna duda, contacta con nosotros para ayudarte en esta transición.